As retificações são autorizadas por lei a tramitarem na esfera administrativa, ou seja diretamente no cartório , sem a necessidade de ação judicial nas seguintes hipóteses:
O interessado que , no primeiro ano após ter atingido a maioridade civil,poderá alterar o nome, desde que não prejudique os apelidos de família;
Erros que não exijam qualquer indagação para a constatação;
Erros na transposição dos elementos constantes em ordens e mandados judiciais, bem como de outros títulos;
Inexatidão da ordem cronológica e sucessiva da numeração do livro, da folha, da pagina, do termo e da data do registro;
Elevação de distrito a município ou alteração de suas nomenclaturas por força de lei.
Pelo provimento 82 do CNJ, também é permitido retificar nome, quando os genitores alteraram nome em decorrência de divorcio, separação ou viuvez e também quando tiver sido registrado apenas com o patronímico do outro genitor.
O pedido apresentado diretamente no cartório é registrado e deferido ou indeferido pelo registrador. Com o advento da Lei 13.484/2017, deixou de ser necessária, inclusive a manifestação do Ministério Público. Em cinco (05) dias o pedido está finalizado. No caso de indeferimento se a parte não se conformar pode solicitar que o pedido seja encaminhado ao Juiz corregedor permanente para manifestação, que decidirá daí ouvindo o Ministério Público, mas ainda assim neste caso o pedido é administrativo.
Atualmente também é possível alterar diretamente no cartório questões de gênero , que incluem aqui retificações do nome.
Outras situações ainda ensejam autorização judicial, tais como: alteração de nome em razão de fundada coação ou ameaça decorrente de colaboração com a apuração de crime; modificação e nome pelo interessado fundado em motivo relevante e substituição de prenome por apelidos públicos notórios.
Também existe a intervenção do Juiz nos caos em que os pais não se conformam com a recusa do oficial em registrar com algum nome diferente que pode expor ao ridículo a pessoa.
É importante ressaltar que os registros públicos são regidos pelos princípios da anterioridade, continuidade e veracidade, dentre outros, de modo que, p.ex., se o nome constante do assento de nascimento de determinada pessoa não estiver reproduzido exatamente com a mesma grafia no assento de casamento, este último é que deverá ser retificado para se ajustar ao primeiro, por se tratar de registro lavrado posteriormente.
Quando o pedido tramita judicialmente o Juiz expede um mandado ao cartório determinando a retificação. Somente após essa averbação é que produzirá efeitos de publicidade para com terceiros.